国家一般(国2)、出先機関、ノンキャリア。
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概要書を読んでないとは言わせない。
(1)概要書とは

僕が所属している局では、決済を回すときに、概要書を添付して回します。
これは、決済時ハンコを押すお偉いさん方の理解をスピーディに得るために、
決済を得んとする内容及びその参考資料(かなり分厚い)の中身のトピックスや要点をまとめたものです。だいたい、A4一枚に収め(るのがスマートと僕は思ってい)ます。

この概要書にもとづいて説明を行うと同時に、お偉いさんは、この概要書に目を通して、キナ臭いところを見つけて、質問をしてくるわけですね。こちらも、あらかじめ質問されそうなところは、自分なりに想定問答や手持ち資料を作って対応します。

「手持ち資料作るなら最初から決済書につけとけよ」というむきもあるかもしれませんが、
逆に添付資料が増えすぎるても結局お偉いさんは見ないので、手持ち資料にしてます。



(2)概要書の役割(本音)

この「概要書」は、単なる「まとめメモ」の役割に留まりません。
責任の所在を明確にするためのもの、つまり自分の身を守る紙ともなります。
いや、僕は公言はしてませんが、こちらの役割こそ重要だと考えています。

そもそも、決済書は、建前上添付資料に全て理解して納得の上みんながハンコを押していく、
というシステムですが、常識的に考えてそんなことはできません。
お偉いさんは忙しいし、いろんな部署の書類に目を通さないといけないので、全部見るのは不可能です。

「中身などあんまり見ないで、気分良くハンコを押してくれるほうがいいんじゃね?」
とお考えの方もいるかもしれません。ご尤もで、平時のときはそれでよろしい。

しかし、何か問題が起こったときに、心無いお偉いさんは平気で、
「ハンコは押したが、そんなことは説明受けてなかった!」とか「騙されて押した!」
と言うことがあります。まじで。つまり、「俺に責任はない!」と。

そして信じられないことに、
「そうだよね、あくどい下っ端が決済権者を欺罔したんだよね!わかるわかる。」
という判断が上部機関はいわずもがな司法までもそういう判断を下すことがあります。
ハンコ押しているのにな!

そんなわけで、判断を仰がなければいけない重要な事項や論点は必ずこの概要書に盛り込むことにしています。そのうえで、口頭でもきちんと説明します。理解させたうえでハンコを貰ったという証拠になるわけです。はい。
お偉いさんも、必ず概要書には目を通しています。んで、キナ臭い点を探します。
僕が概要書をA4一枚に収めるようにしているのは、お偉いさんに必ず目を通させるためでもあります。


責任と権限は表裏一体ですよね☆

ああ、「グレーゾーンを飲み込むのがノンキャリの本懐だろ!」っていう考えの人もいますし、僕はそれを否定しませんし、ある程度飲みこまないといけない部分も多々あるとは思っていますが、時代の趨勢ではないと思いまふ。
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国出先勤務ノンキャリア国家一般三十路。




 

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